Przed wizytą w kancelarii notarialnej najlepiej skontaktować się z notariuszem telefonicznie w celu wstępnego ustalenia niezbędnych dokumentów. Przedłożone dokumenty zostaną zweryfikowane przez notariusza, zaś ich analiza umożliwi stwierdzenie, czy stanowią one wystarczającą podstawę do dokonania czynności.

 

Poniżej przedstawione zostały przykładowe czynności notarialne wraz z informacją jakie dokumenty oraz dane są niezbędne do dokonania czynności, jak również w którym Urzędzie można je uzyskać. Nie można jednak wykluczyć, że po analizie dokumentów dostarczonych do kancelarii zaistnieje konieczność ich uzupełnienia.

SPRZEDAŻ

Sprzedaż nieruchomości gruntowej:

INFORMACJE:

- dane osoby fizycznej będącej stroną czynności (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu z podaną datą ważności, PESEL, adres),

- dane osoby prawnej będącej stroną czynności (numer KRS, REGON, NIP, adres siedziby) oraz dane osoby fizycznej uprawnionej do reprezentacji tej osoby prawnej (imiona, nazwisko, nr dowodu osobistego lub paszportu z podaną datą ważności, PESEL, adres),

- numer księgi wieczystej,

- cena sprzedaży, warunki zapłaty ceny, nr konta bankowego sprzedającego,

- data i warunki wydania nieruchomości,

DOKUMENTY:

- w wypadku gdy stroną czynności jest spółka handlowa - tekst jednolity umowy spółki lub statutu spółki, zgoda odpowiedniego organu na zawarcie umowy,

- jeśli strona aktu notarialnego będzie działała przez pełnomocnika prosimy o dostarczenie pełnomocnictwa,

- wypis z rejestru gruntów (Starostwo Powiatowe),

- wyrys z mapy ewidencyjnej - w wypadku odłączenia działki i założenia nowej księgi wieczystej (Starostwo Powiatowe),

- zaświadczenie o przeznaczeniu gruntu w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego albo zaświadczenie o braku planu (Urząd Gminy) - zbycie nieruchomości może spowodować obowiązek zapłaty renty planistycznej, a w związku z tym przy uzyskiwaniu zaświadczenia proszę uzyskać informację czy zaistnieje obowiązek zapłaty renty, a jeśli tak, to jaka będzie jej wysokość,

- decyzja o warunkach zabudowy - jeżeli została wydana (Urząd Gminy),

- w przypadku, gdy działka powstała w wyniku podziału nieruchomości i podział nie został ujawniony w księdze wieczystej - ostateczna decyzja Wójta / Burmistrza / Prezydenta zatwierdzająca podział nieruchomości,

- podstawa nabycia nieruchomości (np.: wypis aktu notarialnego – umowy sprzedaży, umowy darowizny, umowy działu spadku lub innej umowy, prawomocne postanowienie Sądu o stwierdzeniu nabycia spadku albo zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia, prawomocne postanowienie Sądu o dziale spadku lub zniesieniu wspólności),

- zaświadczenie, że nieruchomość nie jest objęta Uchwałą Rady Gminy o ustanowieniu obszaru zdegradowanego i obszaru rewitalizacji w rozumieniu art. 8 w zw. z art. 9 i 10 ustawy z dnia 09 października 2015 roku o rewitalizacji, zastrzegającą prawo pierwokupu na rzecz gminy ani też nie znajduje się w specjalnej strefie rewitalizacji (Urząd Gminy),

- zaświadczenie, że nieruchomość nie jest objęta uproszczonym planem urządzenia lasu lub decyzją starosty określającą zadania z zakresu gospodarki leśnej wydaną na podstawie inwentaryzacji stanu lasów, o której mowa w art. 19 ust. 3 ustawy o lasach (Starostwo Powiatowe),

- zaświadczenie z akt ewidencji ludności, że w budynku wzniesionym na działce nikt nie jest zameldowany (Urząd Gminy),

- umowa kredytu, w sytuacji gdy kupujący korzysta z kredytu bankowego,

- oświadczenie Banku o udzieleniu kredytu w przypadku, gdy kredyt bankowy ma być zabezpieczony hipoteką,

- jeśli nieruchomość jest obciążona hipoteką (hipotekami), to potrzebne jest zaświadczenie wydane przez Bank (wierzyciela) o aktualnym stanie zadłużenia,

- w przypadku, gdy nieruchomość została uprzednio nabyta tytułem spadku, zasiedzenia, a po 1 stycznia 2007 również tytułem darowizny i nieodpłatnego zniesienia współwłasności, należy dostarczyć zaświadczenie Naczelnika właściwego Urzędu Skarbowego potwierdzającego, że nabycie jest zwolnione od podatku, że należny podatek został zapłacony albo zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia.

 

Sprzedaż spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu:

INFORMACJE:

- dane osoby fizycznej będącej stroną czynności (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu z podaną datą ważności, PESEL, adres),

- dane osoby prawnej będącej stroną czynności (numer KRS, REGON, NIP, adres siedziby) oraz dane osoby fizycznej uprawnionej do reprezentacji tej osoby prawnej (imiona, nazwisko, nr dowodu osobistego lub paszportu z podaną datą ważności, PESEL, adres),

- numer księgi wieczystej, jeżeli księga wieczysta jest prowadzona dla spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu,

- cena sprzedaży, warunki zapłaty ceny, nr konta bankowego sprzedającego,

- data i warunki wydania lokalu,

DOKUMENTY:

- w wypadku gdy stroną czynności jest spółka handlowa - tekst jednolity umowy spółki lub statutu spółki, zgoda odpowiedniego organu na zawarcie umowy,

- jeśli strona aktu notarialnego będzie działała przez pełnomocnika prosimy o dostarczenie pełnomocnictwa,

- zaświadczenie ze spółdzielni o przysługującym prawie do spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu wraz z informacją o niezaleganiu z płatnością opłat eksploatacyjnych,

- podstawa nabycia spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu np.: przydział, wypis aktu notarialnego – umowy sprzedaży, umowy darowizny, umowy działu spadku lub innej umowy, prawomocne postanowienie Sądu o stwierdzeniu nabycia spadku albo zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia, prawomocne postanowienie Sądu o dziale spadku lub zniesieniu wspólności,

- zaświadczenie z akt ewidencji ludności, że w lokalu nikt nie jest zameldowany (Urząd Gminy),

- umowa kredytu, w sytuacji gdy kupujący korzysta z kredytu bankowego,

- oświadczenie Banku o udzieleniu kredytu w przypadku, gdy kredyt bankowy ma być zabezpieczony hipoteką, a w przypadku gdy księga wieczysta nie jest prowadzona dla spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu również zaświadczenie ze Spółdzielni potrzebne do jej założenia,

- jeśli lokal jest obciążony hipoteką (hipotekami), to potrzebne jest zaświadczenie wydane przez Bank (wierzyciela) o aktualnym stanie zadłużenia,

- w przypadku, gdy lokal został uprzednio nabyty tytułem spadku, zasiedzenia, a po 1 stycznia 2007 również tytułem darowizny i nieodpłatnego zniesienia współwłasności, należy dostarczyć zaświadczenie Naczelnika właściwego Urzędu Skarbowego potwierdzającego, że nabycie jest zwolnione od podatku, że należny podatek został zapłacony albo zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia.

 

Sprzedaż lokalu stanowiącego odrębną nieruchomość:

INFORMACJE:

- dane osoby fizycznej będącej stroną czynności (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu z podaną datą ważności, PESEL, adres),

- dane osoby prawnej będącej stroną czynności (numer KRS, REGON, NIP, adres siedziby) oraz dane osoby fizycznej uprawnionej do reprezentacji tej osoby prawnej (imiona, nazwisko, nr dowodu osobistego lub paszportu z podaną datą ważności, PESEL, adres),

- numer księgi wieczystej,

- cena sprzedaży, warunki zapłaty ceny, nr konta bankowego sprzedającego,

- data i warunki wydania lokalu,

DOKUMENTY:

- w wypadku gdy stroną czynności jest spółka handlowa - tekst jednolity umowy spółki lub statutu spółki, zgoda odpowiedniego organu na zawarcie umowy,

- jeśli strona aktu notarialnego będzie działała przez pełnomocnika prosimy o dostarczenie pełnomocnictwa,

- podstawa nabycia lokalu, np.: umowa ze Spółdzielnią, wypis aktu notarialnego – umowy sprzedaży, umowy darowizny, umowy działu spadku lub innej umowy, prawomocne postanowienie Sądu o stwierdzeniu nabycia spadku albo zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia, prawomocne postanowienie Sądu o dziale spadku lub zniesieniu wspólności,

- zaświadczenie że lokal jest bądź nie jest położony na obszarze objętym uchwałą o rewitalizacji lub Specjalnej Strefie Rewitalizacji (Urząd Gminy),

- zaświadczenie ze wspólnoty mieszkaniowej lub spółdzielni o braku zaległości w opłatach czynszowych / eksploatacyjnych za przedmiotowy lokal,

- zaświadczenie z akt ewidencji ludności, że w lokalu nikt nie jest zameldowany (Urząd Gminy),

- oświadczenie Banku o udzieleniu kredytu w przypadku, gdy kredyt bankowy ma być zabezpieczony hipoteką,

- jeśli nieruchomość jest obciążona hipoteką (hipotekami), to potrzebne jest zaświadczenie wydane przez Bank (wierzyciela) o aktualnym stanie zadłużenia,

- w przypadku, gdy lokal został uprzednio nabyty tytułem spadku, zasiedzenia, a po 1 stycznia 2007 również tytułem darowizny i nieodpłatnego zniesienia współwłasności, należy dostarczyć zaświadczenie Naczelnika właściwego Urzędu Skarbowego potwierdzającego, że nabycie jest zwolnione od podatku, że należny podatek został zapłacony albo zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia.

 

DAROWIZNA

Darowizna nieruchomości gruntowej:

INFORMACJE:

- dane osoby fizycznej będącej stroną czynności (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu z podaną datą ważności, PESEL, adres),

- dane osoby prawnej będącej stroną czynności (numer KRS, REGON, NIP, adres siedziby) oraz dane osoby fizycznej uprawnionej do reprezentacji tej osoby prawnej (imiona, nazwisko, nr dowodu osobistego lub paszportu z podaną datą ważności, PESEL, adres),

- numer księgi wieczystej,

- wartość przedmiotu darowizny,

- data wydania nieruchomości,

DOKUMENTY:

- w wypadku gdy stroną czynności jest spółka handlowa - tekst jednolity umowy spółki lub statutu spółki, zgoda odpowiedniego organu na zawarcie umowy,

- jeśli strona aktu notarialnego będzie działała przez pełnomocnika prosimy o dostarczenie pełnomocnictwa,

- wypis z rejestru gruntów (Starostwo Powiatowe),

- wyrys z mapy ewidencyjnej - w wypadku odłączenia działki i założenia nowej księgi wieczystej (Starostwo Powiatowe),

- zaświadczenie o przeznaczeniu gruntu w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego albo zaświadczenie o braku planu (Urząd Gminy) - zbycie nieruchomości może spowodować obowiązek zapłaty renty planistycznej, a w związku z tym przy uzyskiwaniu zaświadczenia proszę uzyskać informację czy zaistnieje obowiązek zapłaty renty, a jeśli tak, to jaka będzie jej wysokość,

- decyzja o warunkach zabudowy - jeżeli została wydana (Urząd Gminy),

- w przypadku, gdy działka powstała w wyniku podziału nieruchomości i podział nie został ujawniony w księdze wieczystej - ostateczna decyzja Wójta / Burmistrza / Prezydenta zatwierdzająca podział nieruchomości,

- podstawa nabycia nieruchomości (np.: wypis aktu notarialnego – umowy sprzedaży, umowy darowizny, umowy działu spadku lub innej umowy, prawomocne postanowienie Sądu o stwierdzeniu nabycia spadku albo zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia, prawomocne postanowienie Sądu o dziale spadku lub zniesieniu wspólności),

- w przypadku, gdy nieruchomość została uprzednio nabyta tytułem spadku, zasiedzenia, a po 1 stycznia 2007 również tytułem darowizny i nieodpłatnego zniesienia współwłasności, należy dostarczyć zaświadczenie Naczelnika właściwego Urzędu Skarbowego potwierdzającego, że nabycie jest zwolnione od podatku, że należny podatek został zapłacony albo zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia.

 

Darowizna spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu:

INFORMACJE:

- dane osoby fizycznej będącej stroną czynności (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu z podaną datą ważności, PESEL, adres),

- dane osoby prawnej będącej stroną czynności (numer KRS, REGON, NIP, adres siedziby) oraz dane osoby fizycznej uprawnionej do reprezentacji tej osoby prawnej (imiona, nazwisko, nr dowodu osobistego lub paszportu z podaną datą ważności, PESEL, adres),

- numer księgi wieczystej, jeżeli księga wieczysta jest prowadzona dla spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu;

- wartość przedmiotu darowizny,

- data wydania lokalu,

DOKUMENTY:

- w wypadku gdy stroną czynności jest spółka handlowa - tekst jednolity umowy spółki lub statutu spółki, zgoda odpowiedniego organu na zawarcie umowy,

- jeśli strona aktu notarialnego będzie działała przez pełnomocnika prosimy o dostarczenie pełnomocnictwa,

- zaświadczenie ze spółdzielni o przysługującym prawie do spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu wraz z informacją o niezaleganiu z płatnością opłat eksploatacyjnych,

- podstawa nabycia spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu np.: przydział, wypis aktu notarialnego – umowy sprzedaży, umowy darowizny, umowy działu spadku lub innej umowy, prawomocne postanowienie Sądu o stwierdzeniu nabycia spadku albo zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia, prawomocne postanowienie Sądu o dziale spadku lub zniesieniu wspólności,

- w przypadku, gdy lokal został uprzednio nabyty tytułem spadku, zasiedzenia, a po 1 stycznia 2007 również tytułem darowizny i nieodpłatnego zniesienia współwłasności, należy dostarczyć zaświadczenie Naczelnika właściwego Urzędu Skarbowego potwierdzającego, że nabycie jest zwolnione od podatku, że należny podatek został zapłacony albo zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia.

 

Darowizna lokalu stanowiącego odrębną nieruchomość:

INFORMACJE:

- dane osoby fizycznej będącej stroną czynności (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu z podaną datą ważności, PESEL, adres),

- dane osoby prawnej będącej stroną czynności (numer KRS, REGON, NIP, adres siedziby) oraz dane osoby fizycznej uprawnionej do reprezentacji tej osoby prawnej (imiona, nazwisko, nr dowodu osobistego lub paszportu z podaną datą ważności, PESEL, adres),

- numer księgi wieczystej,

- wartość przedmiotu darowizny,

- data wydania lokalu,

DOKUMENTY:

- w wypadku gdy stroną czynności jest spółka handlowa - tekst jednolity umowy spółki lub statutu spółki, zgoda odpowiedniego organu na zawarcie umowy,

- jeśli strona aktu notarialnego będzie działała przez pełnomocnika prosimy o dostarczenie pełnomocnictwa,

- podstawa nabycia lokalu, np.: umowa ze Spółdzielnią, wypis aktu notarialnego – umowy sprzedaży, umowy darowizny, umowy działu spadku lub innej umowy, prawomocne postanowienie Sądu o stwierdzeniu nabycia spadku albo zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia, prawomocne postanowienie Sądu o dziale spadku lub zniesieniu wspólności,

- zaświadczenie ze wspólnoty mieszkaniowej lub spółdzielni o braku zaległości w opłatach czynszowych / eksploatacyjnych za przedmiotowy lokal,

- w przypadku, gdy lokal został uprzednio nabyty tytułem spadku, zasiedzenia, a po 1 stycznia 2007 również tytułem darowizny i nieodpłatnego zniesienia współwłasności, należy dostarczyć zaświadczenie Naczelnika właściwego Urzędu Skarbowego potwierdzającego, że nabycie jest zwolnione od podatku, że należny podatek został zapłacony albo zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia.

 

TESTAMENT

INFORMACJE:

- dane sporządzającego testament (imiona, nazwisko, imiona rodziców, nr dowodu osobistego lub paszportu wraz z datą ważności, PESEL, adres)

- dane osoby powoływanej do spadku (imiona, nazwisko, imiona rodziców, data i miejsce urodzenia),

- w przypadku, gdy testator zamierza przeznaczyć spadkobiercy tytułem zapisu konkretną nieruchomość, również informacje dotyczące tej nieruchomości np.: numer księgi wieczystej.

 

AKT POŚWIADCZENIA DZIEDZICZENIA

INFORMACJE:

- dane osobowe spadkobierców - imiona, nazwisko, imiona rodziców, nr PESEL, adres zamieszkania, nr dowodu osobistego lub paszportu, data ważności dowodu osobistego lub paszportu,

DOKUMENTY:

- nr PESEL zmarłego (na podstawie anulowanego dowodu osobistego lub zaświadczenia z Urzędu Miasta/Gminy, z którego wynika jaki dana osoba posiadała numer PESEL),

- odpis aktu zgonu spadkodawcy (Urząd Stanu Cywilnego),

- odpisy aktów stanu cywilnego (akty urodzenia albo akty małżeństwa) wszystkich spadkobierców (Urząd Stanu Cywilnego),

- testamenty spadkodawcy, jeżeli zostały sporządzone (w tym testamenty zmienione i odwołane),

- umowy zrzeczenia się dziedziczenia zawarte pomiędzy spadkodawcą a spadkobiercami - w przypadku gdy zostały zawarte za życia spadkodawcy,

 

UMOWA MAJĄTKOWA MAŁŻEŃSKA

 

-    przedmałżeńska: dane z dowodów osobistych oraz planowana data zawarcia związku małżeńskiego

 -   po zawarciu małżeństwa: dane z dowodów osobistych, odpis skrócony aktu małżeństwa (Urząd Stanu Cywilnego)

 

OŚWIADCZENIE O PRZYJĘCIU/ODRZUCENIU SPADKU

INFORMACJE:

-  dane Stawającego (imiona, nazwisko, imiona rodziców, nr dowodu osobistego lub paszportu wraz z datą ważności, PESEL, adres)

- dane pozostałych spadkobierców (imiona, nazwisko, adres)

DOKUMENTY:

- odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy (Urząd Stanu Cywilnego)

- testament spadkodawcy (o ile został sporządzony)

 

PEŁNOMOCNICTWO

INFORMACJE:

- dane osoby fizycznej udzielającej pełnomocnictwa (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu z podaną datą ważności, PESEL, adres),

- dane osoby prawnej udzielającej pełnomocnictwa (numer KRS, REGON, NIP, adres siedziby) oraz dane osoby fizycznej uprawnionej do reprezentacji tej osoby prawnej (imiona, nazwisko, nr dowodu osobistego lub paszportu z podaną datą ważności, PESEL, adres),

- dane pełnomocnika (imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, adres zamieszkania)

- zakres pełnomocnictwa np.

  • jeśli umocowanie dotyczy rozporządzania nieruchomością - informacje lub dokumenty dotyczące tej nieruchomości, w tym w szczególności numer księgi wieczystej
  • jeśli umocowanie dotyczy toczących się spraw sądowych – sygnatury tych spraw

 

SPÓŁKI

INFORMACJE:

- dane osoby fizycznej będącej wspólnikiem (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu z podaną datą ważności, PESEL, adres),

- dane osoby prawnej będącej wspólnikiem (numer KRS, REGON, NIP, adres siedziby) oraz dane osoby fizycznej uprawnionej do reprezentacji tej osoby prawnej (imiona, nazwisko, nr dowodu osobistego lub paszportu z podaną datą ważności, PESEL, adres),

- nazwa spółki, siedziba spółki, przedmiot działalności spółki, przedmiot i wartość wkładów wnoszonych przez wspólników/kapitał zakładowy spółki (w jaki sposób i w jakich udziałach obejmują go wspólnicy), sposób reprezentacji spółki oraz dodatkowe zapisy, które wspólnicy chcieliby zamieścić w treści umowy spółki, a które będą zgodne z przepisami kodeksu spółek handlowych.

DOKUMENTY:

- w wypadku gdy stroną czynności jest spółka handlowa - tekst jednolity umowy spółki lub statutu spółki, zgoda odpowiedniego organu na zawarcie umowy,

- jeśli strona aktu notarialnego będzie działała przez pełnomocnika prosimy o dostarczenie pełnomocnictwa,

 

POŚWIADCZENIA

 

Własnoręczność podpisu

 

Osoba, która chce potwierdzić swój podpis, musi stawić się w Kancelarii z dokumentem umożliwiającym potwierdzenie tożsamości (dowód osobisty, paszport).

Przy dokonywaniu tej czynności Notariusz stwierdza jedynie własnoręczność podpisu złożonego w jego obecności przez oznaczoną osobę. Jeśli mamy do czynienia z sytuacją, że podpis nie był złożony w obecności notariusza, osoba, która podpisała się na poświadczanym dokumencie, może uznać przed notariuszem złożony podpis za własnoręczny.

Poświadczenie zgodności z okazanym dokumentem

Notariuszowi należy okazać oryginał dokumentu. Osoba okazująca dokument powinna wylegitymować się dokumentem umożliwiającym potwierdzenie tożsamości (dowód osobisty, paszport). Notariusz poświadcza zgodność odpisu, wyciągu lub kopii z okazanym dokumentem. Celem takiej czynności jest stwierdzenie, że dokument taki jest zgodny z oryginałem pod względem treści.

 

Data okazania dokumentu (data pewna)

Notariusz poświadcza datę na okazanym mu dokumencie. Jeśli zajdzie taka potrzeba, notariusz może poświadczyć nawet godzinę i minutę okazania dokumentu.

 

Pozostawanie osoby przy życiu

Pozostawanie przy życiu lub w określonym miejscu danej osoby poświadcza notariusz w razie stawiennictwa tej osoby w kancelarii notariusza albo w razie przekonania się o tym fakcie przez notariusza poza kancelarią. Notariusz w poświadczeniu ustala tożsamość tej osoby oraz określa dzień, godzinę i minutę stwierdzenia pozostawania osoby przy życiu lub w określonym miejscu.